Разделы и статьи

Инструкции для управляющего отелем

Как управляющий отеля видит личный кабинет TravelLine

Управляющий отеля координирует все отделы и службы, связанные с бронированием номеров, приемом и размещением гостей, работой службы питания, закупками, отдела продаж, организацией телефонного и информационного обслуживания. Его задача  обеспечить комфортные условия для гостей, чтобы они хотели вернуться в отель снова; обеспечить высокий доход для владельца и создать рабочую атмосферу, приносящую удовольствие служащим, работающим под его руководством; сделать так, чтобы все процессы в отеле работали четко и без накладок.

В личном кабинете TravelLine у управляющего обычно имеется полный доступ ко всем компонентам, а также к Порталу клиента. 


Обратите внимание: доступ к Порталу клиента имеет, как правило, ограниченный круг сотрудников, поскольку в этом разделе содержатся бухгалтерские документы и возможность создавать или удалять пользователей личным кабинетом TravelLine. Для предоставления доступа в Портал клиента обратитесь в техническую поддержку TravelLine на почту support@travelline.ru с почты пользователя, у которого уже есть доступ в Портал клиента. В запросе укажите ID объекта, логин пользователя и в какой раздел предоставить доступ. 


Инструкции для управляющего отелем

В личном кабинете TravelLine управляющий отелем работает с ценами и доступностью, бронями в шахматке, подключением новых каналов и т.д. Мы подготовили список статей по наиболее активно используемым компонентам в работе. Эти и другие статьи вы можете найти в нашей Базе Знаний.


Создание и настройка категорий номеров

Настройка категорий номеров — один из первых и важных этапов в работе отеля. Категории могут варьироваться от простых номеров эконом-класса до роскошных люксов. Правильная настройка и позиционирование категорий номеров влияет на спрос гостей и ценообразование, ведь некорректно настроенные размещения, непривлекательные фотографии, или отсутствие описания заставят гостя пройти мимо подходящего размещения. С другой стороны, правильно настроенные виды размещений, красочные фотографии, мотиваторы в виде элементов оснащения, привлекательное описание будут иметь положительный эффект на гостя.

О том, как создать категории номеров, мы рассказали в статьях:


Если вы работаете с шахматкой броней TL: WebPMS, создайте номерной фонд гостиницы на основе категорий:


Работа с доступностью номеров

В разделе «Доступность номеров» можно управлять онлайн-продажами отеля: например, закрыть категории номеров для продажи или изменить количество доступных номеров. Новая информация отразится в модуле бронирования и в каналах продаж.


Работа с ценами

Работа с ценами происходит в разделе «Управление номерами» → «Тарифы». Здесь устанавливаются цены на проживание в отеле, которые затем выгружаются в источники онлайн-продаж, настраиваются ограничения по тарифам и набору включенных в тариф услуг.


Дополнительные услуги в отеле

Предоставление дополнительных услуг повышает комфорт пребывания гостей, придает дополнительные преимущества и способствует увеличению среднего чека. На сайте отеля вы можете предлагать услуги за дополнительную плату или включать в стоимость проживания. Как создать и настроить услуги для модуля бронирования мы рассказали в статьях:


Отчет по броням

В отчете по броням находится общая информацию о брони: ФИО и контакты гостя, дата заезда или выезда, тариф и т.д. В отчете есть информация о количестве активных и отмененных броней, броней из каналов продаж и сайта — и другие варианты, которые настраиваются с помощью фильтров. Кроме просмотра, в этом разделе можно управлять бронями: изменить даты, тариф, отменить бронь и т.д., если вы пока не работаете с шахматкой TL: WebPMS. Эти действия рассмотрены в перечисленных ниже статьях.


Правило аннуляции броней с сайта отеля

После бронирования гость может передумать, или, в силу обстоятельств, отменить бронь. В каждом тарифе обязательно должно быть указано правило аннуляции, которое будет работать при отмене брони гостем.


Способы оплаты

В модуле бронирования отель может предложить гостям несколько видов оплат. Способы оплаты делятся на гарантированные и негарантированные. 

При гарантированном способе оплаты гость не может завершить бронирование без внесения оплаты. К такому способу относится эквайринг: например, эквайринг нашего партнера ООО «Комфорт Букинг» или эквайринг другой платежной системы или банка. Обратите внимание: гарантированные способы оплаты снижают количество отмененных броней. 

По умолчанию, в личном кабинете TravelLine доступны негарантированные способы оплаты: при заселении, банковский перевод для физических лиц, безналичный расчет для юридических лиц, гарантия банковской картой. То есть, гость может завершить бронь без внесения предоплаты, и оплатить бронь по приезду в отель или по счету. 

Узнать больше о доступных способах оплаты вы можете в нашей Базе Знаний в разделе «TL: Booking Engine». Здесь хотим привести инструкции по двум частым вопросам: как начать работать с нужным способом оплаты и как посмотреть, какую оплату выбрал гость. 


Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — это календарь броней отеля и основной инструмент работы в отеле. В шахматке происходит заселение и выселение гостей, фиксирование дополнительных услуг и оплаты от гостя. 


Работа со счетами и платежами

Шахматка автоматически формирует счет в брони. Одной из важных задач является своевременное фиксирование в шахматке оплаты или возврата по брони.


Работа с кассой

Шахматка поддерживает интеграцию с ККМ — кассой, — что позволяет печатать чеки по операциям сразу из брони в шахматке. Как настроить интеграцию с кассой мы рассказали в статье «Как настроить интеграцию с ККМ».

Управляющий или администратор, при принятии оплаты или проведения возврата, сталкивается с необходимостью печатать чеки по этим операциям. Иногда возникают вопросы, как открыть смену или какой чек будет напечатан в той или иной ситуации, и мы ответили на эти вопросы в статьях:


Заметки

В шахматке TL: WebPMS есть возможность добавлять памятки для сотрудников в виде заметок, как общих — например, напоминание о чем-либо, — так и специфические указания для конкретной брони.


Обслуживание номеров

Модуль обслуживания номеров позволяет каждый день поддерживать актуальную информацию о состоянии номеров и своевременно их убирать. Номер, требующий уборки, виден на шахматке благодаря статусу «Грязно». Отметить выполнение уборки может как горничная, так администратор и управляющий — статусы на главной странице шахматки и в разделе «Обслуживание номеров» синхронизируются.

В базовом модуле есть три стандартных статуса обслуживания: «Требует уборки», «Убран», «Проверен», и при выселении гостя номер автоматически становится грязным. Кроме базового, есть расширенный модуль обслуживания, который позволяет более гибко настраивать различные виды уборок. Однако пользователь с доступом к шахматке всегда может вручную назначить внеплановую уборку, если от гостя поступит такой запрос. Эту информацию увидит служба горничных. Что нужно знать при работе с модулем обслуживания номеров, мы собрали в статьях:


Профили гостей

Профили гостей — это раздел, где можно посмотреть информацию о гостях, которые когда-либо проживали в отеле: ФИО, контактные данные, брони, уровень лояльности и т.д.


Справочники в шахматке

Справочники в TL: WebPMS — это инструмент для расширения некоторых стандартных настроек. Справочники предназначены для добавления дополнительных параметров, отличающихся от предустановленных по умолчанию.


Постановка гостей на миграционный учет

В соответствии с законодательством РФ, необходимо каждый день предоставлять в МВД сведения о проживающих гостях.

В шахматке TL:WebPMS в брони автоматически формируется анкета гостя, куда выгружается информация о госте, что экономит время на ручное заполнение анкеты.


Если вы уже работаете с модулем миграционного учета TravelLine, процесс работы с анкетами становится еще удобнее: модуль собирает все анкеты в одном месте, а также подскажет, какая анкета и почему не пройдет проверку  благодаря подсказкам, можно скорректировать данные гостя. Затем отелю останется только выгрузить готовый файл в программу отправки данных в МВД.


Статистика и отчеты

Отчеты в шахматке собирают данные по основным показателям работы отеля.

В шахматке два типа отчетов — общего назначения и статистические. Данные в статистических отчетах пересчитываются раз в сутки в 05:00 по времени средства размещения, а отчеты общего назначения формируются в реальном времени и содержат информацию на текущий момент.

В личном кабинете TravelLine к каждому отчету прикладывается инструкция. Чтобы ознакомиться с инструкцией, перейдите в отчет и нажмите на ссылку «Подробнее» под названием отчета.


Работа с каналами продаж

TL: Channel Manager — менеджер каналов — упрощает работу отеля с каналами продаж, так как управление продажами происходит в одном личном кабинете. Это экономит время и увеличивает доход от онлайн-продаж. 


В TL: Channel Manager есть три основных вида каналов:

  • каналы, работающие по стандартному типу интеграции — TravelLine отдает данные в канал — это цена, доступность номеров и ограничения в тарифах, а канал сохраняет данные и публикует на своем сайте;

  • каналы, работающие в режиме онлайн-запроса — в менеджере каналов обозначаются иконкой «Онлайн-запрос». В момент поиска и бронирования гостем обращаются к TravelLine и забирают информацию о цене, доступности и ограничениях;

  • туроператоры — забирают данные из TravelLine с установленной на стороне канала периодичностью, сохраняют у себя и публикуют на своем сайте.


Как настроить работу с каналами в личном кабинете TravelLine мы рассказали в статьях:


В разделе «Метапоисковики» доступен для подключения популярный сервис для бронирования отелей — Яндекс Путешествия. При поиске и бронировании гостем, сервис Яндекс Путешествия обращается в TravelLine за информацией о цене, доступности и ограничениях. Таким образом, гость видит актуальную информацию на данный момент.


Работа с Порталом клиента

Портал клиента — это раздел личного кабинета TravelLine, в котором находится информация о договорах с TravelLine и список пользователей личным кабинетом. В этом разделе можно оплатить услуги TravelLine, настроить двухфакторную аутентификацию и управлять пользователями личного кабинета.


Сверка броней и оплата счетов TravelLine

Для стабильной работы компонентов TravelLine и правильного расчета суммы к оплате, необходимо осуществлять своевременную оплату счетов, а также, при необходимости, вовремя вносить информацию о изменившейся стоимости брони в разделе «Сверка броней».


Программа лояльности

Программа лояльности — это система вознаграждения и поощрения, которая помогает выстраивать доверительные, долгосрочные отношения с клиентом. Гость получает баллы или скидки за бронирование на сайте отеля, что побуждает его снова вернуться в этот отель или выбрать отель той же сети. 

Если вы уже работаете с модулем бронирования TL: Booking Engine, то вам доступна для подключения программа лояльности. Как настроить и работать с программой, мы подробно рассказали в статьях:


Работа в разделе «Маркетинг»

Модуль онлайн-бронирования TL предоставляет возможность отправлять маркетинговые письма и анкеты гостям. Это помогает взаимодействовать с гостями как до заезда, так и после, предоставляя им информацию для следующего бронирования и возможность выразить свое мнение через анкету.


Аналитика

Компонент TravelLine: Аналитика помогает отследить количество броней с сайта, с каких устройств гости заходят на сайт и какие способы оплаты предпочитают.


Если вы работаете с Яндекс Метрикой, сообщите номер счетчика на почту support@travelline.ru. Техническая поддержка добавит его в настройки модуля бронирования. Если вы используете TL: Express, то добавьте номер трекера по инструкции.


Работа с мотиваторами на форме бронирования

Мотиваторы привлекают внимание гостей и помогают управлять покупательским спросом на ту или иную категорию номера или тариф.


Помимо мотиваторов для модуля бронирования, вы можете настраивать виджеты для сайта. Виджет — это небольшое всплывающее окно на сайте, которое показывает полезную информацию. 


Конструктор сайта TL: Express

Конструктор сайта TL: Express помогает самостоятельно и быстро создать сайт отеля в личном кабинете TravelLine и запустить его без помощи сторонних специалистов. Настройка сайта занимает небольшое количество времени, а чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем ознакомиться со статьями:


Работа с отзывами в TL: Reputation

TL: Reputation — компонент, который собирает отзывы гостей с популярных площадок. Вы вовремя узнаете, что о вас думают гости и автоматически добавите свежие отзывы на официальный сайт. Как работать с этим компонентом вы узнаете из статей:


TL: Rate Shopper

TL: Rate Shopper — компонент, который собирает цены конкурентных отелей каждый день. Вы сами решаете, в какое время, на какой период и у скольких конкурентов он собирает цены. Никакой ручной работы и сложных таблиц — все цены вы увидите на графиках и в понятных отчетах. Как настроить работу с TL: Rate Shopper мы рассказали в статье:


TL: Price Optimizer

TL: Price Optimizer — компонент, который помогает автоматизировать работу с динамическим ценообразованием. TL: Price Optimizer позволяет учитывать несколько факторов при расчете цены — уровень загрузки, цены конкурентов, сезонные события, — и предлагает наилучшую цену.


TL: Guest Management System

TL: Guest Management System (TL: GMS или Мои гости) — компонент, который позволяет автоматизировать работу с гостями.

TL: GMS помогает:

  • Автоматизировать сбор данных о госте и истории его бронирований.

  • Распределять гостей по сегментам и анализировать их.

  • Выстраивать коммуникацию с гостями с помощью рассылок и анкетирования.

  • Изучать путь гостя и создавать уникальное предложение.


Как настроить работу с этим компонентом, читайте в статьях:

Путь гостя в отель: полезные материалы для каждого шага

На пути гостя в отель — масса шагов от решения о поездке до повторного заезда. На каждом этапе вы можете влиять на выбор гостя, зная из чего и что он может выбрать. Читайте наши полезные материалы и внедряйте в работу.
Узнать больше
Путь гостя в отель: полезные материалы для каждого шага